Delegowanie pracowników zagranicznych na terytorium RP

Przepis artykułu 24 ust. 3 cyt. ustawy, wskazuje zakres wymaganych informacji, które winny być przekazane do organów inspekcji pracy. Jednocześnie ustawa określa sposób, w jaki pracodawcy delegujący zobowiązani są przekazać informacje objęte treścią oświadczenia.

Dla dopełnienia tego obowiązku niezbędne jest złożenie oświadczenia w języku polskim lub angielskim, formie pisemnej – w postaci papierowej lub elektronicznej, w tym za pośrednictwem Punktu Informacji dla Przedsiębiorcy, o którym mowa w dziale III ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy.

Dokument w wersji papierowej winien być opatrzony podpisem osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia i przesłany na adres biura Państwowej Inspekcji Pracy w Polsce.

Ustawa przewiduje możliwość przekazania oświadczenia o delegowaniu pracowników w postaci elektronicznej. Przepisy ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, określające m.in. zasady wymiany informacji drogą elektroniczną, w tym dokumentów elektronicznych, pomiędzy podmiotami publicznymi a podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi, formułują szereg wymagań, których spełnienie jest niezbędne dla korzystania z tej formy komunikacji. W szczególności, dla przekazania informacji drogą elektroniczną, niezbędne jest podpisanie wygenerowanego dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub poprzez profil zaufany e-PUAP. Istnieje możliwość elektronizacji dokumentów, a w konsekwencji elektroniczną realizację procedur administracyjnych, przy których niezbędne było przekazywanie organowi dokumentów prywatnych.

W opinii Państwowej Inspekcji Pracy, przekazanie oświadczenia o delegowaniu pracownika poprzez e-mail (w treści wiadomości lub poprzez załączony do niej dokument), nie czyni zadość wymogom określonym w przywołanych przepisach ustawy.

Stąd też, o ile przekazanie oświadczenia o delegowaniu pracownika na terytorium RP w formie elektronicznej jest dla podmiotu delegującego utrudnione, wskazane jest przesłanie tego dokumentu w formie papierowej, pocztą tradycyjną, na adres: Państwowa Inspekcja Pracy – Główny Inspektorat Pracy ul. Barska 28/30, 02-315 Warszawa.

Opis procedury składania oświadczenia o delegowaniu pracownika na terytorium RP – w formie papierowej i elektronicznej oraz niezbędne formularze dostępne są także w serwisie: www.biznes.gov.pl pod adresem: https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/cudzoziemcy/chce-delegowac-pracownikow-do-polski/proc_1328-oswiadczenie-o-delegowaniu-pracownika

Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy dopełnia zapisów Kodeksu pracy w tym zakresie, zobowiązując pracodawcę do zapewnienia pracownikowi odbycia szkolenia odpowiedniego do rodzaju wykonywanej pracy, w tym do przekazania mu informacji i instrukcji dotyczących zajmowanego stanowiska pracy lub wykonywanej pracy. Uzyskanie tych informacji pracownik potwierdza podpisem. Jednocześnie przepisy cytowanego rozporządzenia wskazują na cele szkolenia, którymi są:

• zaznajomienie się z czynnikami środowiska pracy mogącymi powodować zagrożenia dla bezpieczeństwa i zdrowia pracowników podczas pracy oraz z odpowiednimi środkami i działaniami zapobiegawczymi;
• poznanie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie niezbędnym do wykonywania pracy w zakładzie pracy i na określonym stanowisku pracy, a także związanych z pracą obowiązków i odpowiedzialności w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• nabycie umiejętności wykonywania pracy w sposób bezpieczny dla siebie i innych osób, postępowania w sytuacjach awaryjnych oraz udzielenia pomocy osobie, która uległa wypadkowi.

Rozporządzenie określa także formy, w jakich prowadzone powinno być szkolenie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (wstępne, okresowe). Szkolenie wstępne obejmuje: instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy.

Zgodnie z § 9 cytowanego rozporządzenia, instruktaż ogólny powinien zapewnić uczestnikom szkolenia zapoznanie się z podstawowymi przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy zawartymi w Kodeksie pracy, w układach zbiorowych pracy lub w regulaminach pracy, z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązującymi w danym zakładzie pracy, a także z zasadami udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku. Instruktaż stanowiskowy powinien zapewnić uczestnikom szkolenia zapoznanie się z czynnikami środowiska pracy występującymi na ich stanowiskach pracy i ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaną pracą, sposobami ochrony przed zagrożeniami, jakie mogą powodować te czynniki, oraz metodami bezpiecznego wykonywania pracy na tych stanowiskach.

Szkolenie okresowe ma na celu aktualizację i ugruntowanie wiedzy oraz umiejętności w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zaznajomienie uczestników szkolenia z nowymi rozwiązaniami techniczno-organizacyjnymi w tym zakresie.

Szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy powinny być przeprowadzone przez uprawnione osoby, zgodnie z odpowiednimi programami, a ich odbycie właściwie udokumentowane.

Właściwa ocena wypełniania tych obowiązków wymaga porównania obowiązujących w tym zakresie regulacji w państwie pracodawcy delegującego z powołanymi regulacjami prawa polskiego.

W opinii Państwowej Inspekcji Pracy, biorąc pod uwagę cel szkolenia jakim jest zapewnienie ochrony pracownika przed zagrożeniami występującymi w procesie pracy – w miejscu świadczenia przez niego pracy, w tym także nabycie praktycznych umiejętności wykonywania pracy na stanowisku pracy w sposób bezpieczny, realizacja szkolenia wstępnego w formie instruktarzu stanowiskowego nie jest możliwa poza miejscem wykonywania pracy przez pracownika delegowanego na terytorium RP. Instruktarz stanowiskowy obejmuje zapoznanie pracownika z procesem technologicznym, stosowanymi maszynami i urządzeniami a także z zasadami postępowania na wypadek zagrożenia. Miejsce pracy, to nie tylko stanowisko pracy, ale także jego otoczenie. Brak jest możliwości stworzenia identycznych warunków środowiska pracy – np. w firmie delegującej i firmie oddelegowania.

Uzasadnia to konieczność przeprowadzania instruktarzu stanowiskowego na stanowisku pracy w kraju oddelegowania, tj. w Polsce. Dokumentacja przeprowadzonego szkolenia winna odpowiadać standardom narzuconym w tym zakresie przez polskie przepisy prawa pracy, choć – w ocenie Państwowej Inspekcji Pracy – nie musi być prowadzona według wzoru określonego w stosowanych regulacjach krajowych.

Ustawa wymaga, aby w okresie delegowania osoba taka przebywała na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Ustawa nie wskazuje żadnych dodatkowych wymagań w stosunku do osoby „pośrednika” w kontaktach między organami PIP a firmą delegującą. Może to być zatem także jeden z pracowników delegowanych. Nie wymaga także szczególnej formy upoważnienia. Dane tej osoby – obejmujące jej imię, nazwisko, adres pod którym przebywa, numer telefonu i adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym – winny być zawarte w oświadczeniu o delegowaniu pracowników, złożonym do Państwowej Inspekcji Pracy najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi na terytorium RP. O każdej zmianie dotyczącej danych tej osoby firma delegująca zobowiązana jest powiadomić Państwową Inspekcję Pracy – w terminie 7 dni roboczych od dnia zaistnienia zmiany.

Dodatkowo, na żądanie Państwowej Inspekcji Pracy osoba pośrednicząca w kontaktach z pracodawcą delegującym pracownika na terytorium RP ma obowiązek niezwłocznie przekazać Państwowej Inspekcji Pracy dane osoby upoważnionej przez pracodawcę delegującego do reprezentowania go w trakcie kontroli inspekcji pracy, obejmujące jej imię i nazwisko, adres pod którym przebywa, numer telefonu i adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym. Na uzasadniony wniosek Państwowej Inspekcji Pracy, w związku z prowadzoną kontrolą, osoba ta powinna być dostępna na terytorium RP. W związku z prowadzoną kontrolą inspektor pracy Państwowej Inspekcji Pracy ma prawo zażądać do wglądu dokumentu potwierdzającego upoważnienie danej osoby przez pracodawcę delegującego do reprezentowania go w toku kontroli.

Ustawa o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług nie odnosi się do zakresu umocowania „pośrednika”. W ocenie Państwowej Inspekcji Pracy, pośrednik pełni funkcję „łącznika” pomiędzy inspektorem pracy a przedsiębiorstwem delegującym, poprzez osobę którego możliwe jest przekazanie żądania udzielenia informacji pozostających w dyspozycji podmiotu delegującego (na etapie poprzedzającym kontrolę), żądanie wskazania osoby reprezentującej podmiot zagraniczny w kontroli PIP (w razie uznania, że dla dokonania określonych ustaleń niezbędne jest prowadzenie kontroli PIP). Pośrednik w kontaktach z PIP nie jest uprawniony do bycia stroną postępowania kontrolnego prowadzonego przez inspektora pracy, chyba, że został jednocześnie ustanowiony osobą upoważnioną do reprezentowania pracodawcy delegującego przed organami kontroli na mocy odrębnego umocowania.

Odpowiedzialność „pośrednika” w kontaktach z PIP może się wiązać z utrudnianiem lub uniemożliwieniem przez niego czynności kontrolnych inspekcji pracy poprzez niewypełnienie funkcji pośrednika (nieprzekazanie żądania adresowanego przez inspektora pracy do podmiotu delegującego, nieprzekazanie danych osoby reprezentującej pracodawcę delegującego w toku kontroli, itp), co może go narazić na odpowiedzialność z tytułu popełnienia wykroczenia, wskazanego w art. 283 § 2 pkt 8 Kodeksu pracy, a w skrajnych przypadkach może skutkować złożeniem do organów ścigania doniesienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa z art. 225 § 2 Kodeksu karnego, zagrożonego karą pozbawienia wolności do lat 3.

Ustawa o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług dotyczy także pracodawców z tzw. krajów trzecich delegujących swoich pracowników do czasowego wykonywa pracy w Polsce. Artykuł 26 tej ustawy stanowi, że jej przepisy stosuje się odpowiednio do tej grupy pracodawców, z zastrzeżeniem (tj. z uwzględnieniem) przepisów art. 88 ust. 1 pkt 3 i 4, art. 88c ust. 6 pkt 2 i 3 oraz ust. 9 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz art. 139a ust. 3 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach.

Ustawa o delegowaniu pracowników nie zwalnia zatem z obowiązku przestrzegania przepisów dotyczących m.in. legalności pobytu i pracy cudzoziemców na terytorium RP.

Zagraniczny pracodawca delegujący jest zobowiązany do wskazania osoby przebywającej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, posiadającej dokumenty potwierdzające wypełnienie obowiązków nałożonych na podmiot delegujący, działającej w imieniu pracodawcy i upoważnionej do reprezentowania go m.in. przed organami, o których mowa w art. 88f ust. 3 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, w tym także organami Państwowej Inspekcji Pracy.

Należy zatem przyjąć, że pracodawca z kraju trzeciego, który jest zobowiązany do wskazania takiej osoby, nie ma obowiązku ustanowienia pośrednika, ani osoby upoważnionej przez pracodawcę delegującego do reprezentowania go w trakcie kontroli inspekcji pracy, tj. osób, o których jest mowa w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, gdyż na mocy ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy musi wyznaczyć osobę działającą w jego imieniu – o której mowa w art. 88f ust. 3 tej ustawy.

Zakres obowiązków pracodawcy delegującego w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy został zakreślony bardzo szeroko. Obejmuje zatem wszystkie przepisy działu X Kodeksu pracy i przepisów wykonawczych (rozporządzeń) odnoszących się do wykonywania pracy w warunkach bezpiecznych i wolnych od zagrożeń w środowisku pracy.

W szczególności profilaktyczne badania lekarskie pracowników delegowanych do pracy w Polsce powinny spełniać co najmniej wymagania określone w polskich przepisach, tj. w dziale X Kodeksu pracy oraz w rozporządzeniu Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych dla celów przewidzianych w Kodeksie pracy.

Co do zasady, w przypadku zapewnienia pracownikom delegowanym do Polski badań lekarskich, których zakres odpowiada wymaganiom prawa polskiego, wystarczające będzie legitymowanie się przez ww. pracowników dokumentami poświadczającymi przeprowadzenie przedmiotowych badań w państwie wysyłającym. Przepis art. 4 ust. 1 ww. ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług odnosi się bowiem do obowiązku zapewnienia warunków (w zakresie bhp) nie mniej korzystnych niż obowiązujące na gruncie prawa polskiego. Zapewnienie w państwie wysyłającym warunków korzystniejszych lub porównywalnych (tak samo korzystnych), jak te obowiązujące w Polsce, powinno być co do zasady uznane za spełnienie przywołanego wymogu ustawowego.

Za taką interpretacją przemawia także fakt, iż przepisy z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązujące w poszczególnych państwach członkowskich UE są zharmonizowane w drodze implementacji dyrektyw regulujących wskazany obszar, w szczególności dyrektywy ramowej 89/391/EWG w sprawie wprowadzenia środków w celu poprawy bezpieczeństwa i zdrowia pracowników w miejscu pracy.

W każdym przypadku konieczne jest zatem porównanie zakresu badań profilaktycznych oraz częstotliwości ich przeprowadzania obowiązujących w kraju wysyłającym jak i w kraju oddelegowania. Oceny czy przeprowadzone w innym kraju badania profilaktyczne pracowników delegowanych do pracy na terytorium RP spełniają wymagania określone w polskich przepisach każdorazowo dokonuje pracodawca. W razie stwierdzenia, że wykonane za granicą badania lekarskie nie spełniają wymagań wynikających z polskich regulacji – pracodawca powinien skierować pracownika na odpowiednie badania, które będą odpowiadały polskim standardom. Naczelną zasadą, którą należy się kierować powinna być konieczność zapewnienia pracownikowi delegowanemu do pracy na terytorium RP stosownego poziomu ochrony przewidzianego polskimi przepisami.

W opinii Państwowej Inspekcji Pracy, nie ma także przeszkód, aby w umowie o świadczenie usługi zawartej pomiędzy pracodawcą delegującym i polskim kontrahentem strony uzgodniły, że badania lekarskie pracowników delegowanych do pracy w Polsce będą przeprowadzone w Polsce, zgodnie z obowiązującymi w tym względzie regulacjami. Należy bowiem uznać, że wymóg zapewnienia warunków zatrudnienia nie mniej korzystnych niż wynikające z polskich regulacji jest wówczas spełniony.

• kopii umowy o pracę pracownika delegowanego na terytorium RP lub innego równoważnego dokumentu poświadczającego warunki zatrudnienia w ramach nawiązanego stosunku pracy;
• dokumentacji dotyczącej czasu pracy pracownika delegowanego na terytorium RP w zakresie rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczby godzin przepracowanych w danym dniu lub jej kopii;
• dokumentów określających wysokość wynagrodzenia pracownika delegowanego na terytorium RP wraz z wysokością dokonanych odliczeń zgodnie z właściwym prawem oraz dowodów wypłaty pracownikowi wynagrodzenia lub ich kopii.

Dokumenty te winny być przechowywane na terytorium RP w wersji papierowej lub elektronicznej. Jednocześnie ustawa nie określa żadnego dodatkowego wymagania dotyczącego miejsca ich przechowywania, w szczególności nie muszą się one znajdować w miejscu świadczenia pracy przez pracownika delegowanego do Polski. Istotne jest jedynie, aby w okresie delegowania znajdowały się one na terenie naszego kraju i aby na żądanie inspektora pracy, wydane w związku z prowadzoną kontrolą – zostały dostarczone kontrolującemu (wraz z tłumaczeniem – o ile inspektor tego zażąda) – w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania takiego żądania.

Należy pamiętać, że obowiązek przechowywania dokumentów na terenie Polski dotyczy wyłącznie przypadków, w których proces delegowania trwa. Po zakończeniu okresu delegowania ww. dokumenty nie muszą znajdować się na terenie Polski. Ponieważ jednak inspektor pracy, który ma prawo kontrolować prawidłowość procesu delegowania także w ciągu dwóch lat od jego zakończenia, może zażądać przedłożenia ww. dokumentów do kontroli także w momencie, kiedy pracownicy delegowani uprzednio na terytorium Polski, nie przebywają na terenie naszego kraju, a proces delegowania jest zakończony.

W tej sytuacji, ustawodawca zdecydował, że dostarczenie kontrolującemu tych dokumentów musi nastąpić nie później niż w terminie 15 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku. Również w tym przypadku wniosek inspektora pracy może obejmować również żądanie tłumaczenia określonych dokumentów na język polski.

Ustawa nie wymaga, aby tłumaczenie dokumentów obejmujących zarówno okres delegowania trwającego jak i zakończonego wykonane było przez tłumacza przysięgłego.

A zatem, jeżeli cudzoziemiec ma wykonywać pracę na terytorium RP w związku z realizacją umowy, której przedmiotem jest udostępnienie lub wynajem pracownika przez podmiot z siedzibą w państwie innym niż państwa członkowskie Unii Europejskiej, państwa Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Konfederacja Szwajcarska, wojewoda wydaje zezwolenie na pracę w sytuacji, gdy podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi prowadzi działalność gospodarczą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez oddział, który zgodnie z art. 18 uzyskał wpis do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia.

Tym samym, mocą przywołanych powyżej przepisów wyłączono de facto możliwość delegowania pracowników z agencji pracy tymczasowej z krajów trzecich do pracodawców użytkowników na terytorium RP.

Biorąc pod uwagę wskazane powyżej ograniczenia prawne, wykonywanie pracy przez ww. pracowników na rzecz pracodawcy użytkownika w Polsce jest możliwe wyłącznie w sytuacji, w której wskazana agencja pracy tymczasowej prowadzić będzie na terytorium RP działalność w formie oddziału (legitymując się dodatkowo certyfikatem na świadczenie usług agencji zatrudnienia wydanym przez marszałka) i zatrudni ww. pracowników tymczasowych, celem ich dalszej dystrybucji do pracodawcy użytkownika. W takiej sytuacji nie mamy do czynienia z delegowaniem pracowników w ramach świadczenia usług.

W opinii Państwowej Inspekcji Pracy, dopuszczalne jest jednakże, aby cudzoziemcy podjęli pracę na rzecz przedsiębiorcy w Polsce, korzystając z usługi pośrednictwa pracy, świadczonej na ich rzecz przez agencję zatrudnienia z kraju trzeciego. W powyższym przypadku również nie mamy do czynienia z delegowaniem pracownika w ramach świadczenia usług, gdyż cudzoziemiec, skierowany przez agencję pośrednictwa pracy do polskiego przedsiębiorcy, nawiązuje z nim stosunek pracy (lub innego rodzaju wieź prawną) bezpośrednio.

Powierzając cudzoziemcowi pracę na terytorium RP, w tym także w ramach pracy tymczasowej, konieczne jest dopełnienie wszelkich wymogów związanych z legalnością jego pobytu i zatrudnienia na terenie Polski. W przypadku, gdy cudzoziemiec będzie świadczył pracę tymczasową na terytorium RP znajdą zastosowanie m.in. przepisy ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Źródło: www.pip.gov.pl